Переход на внутренний электронный документооборот

в 1С: Бухгалтерии государственного учреждения 8 
 

В течение последних лет продолжается массовый переход на электронный документооборот (ЭДО), как внешний (с контрагентами и контролирующими органами), так и внутренний.

Главные причины внедрения внутреннего электронного документооборота в государственных учреждениях — быстрый обмен информации, оперативное согласование, утверждение и отправка электронных документов в проверяющие госорганы. Среди основных достоинств внутреннего ЭДО:

• экономия — крупные учреждения используют огромное количество документов в работе, которые требуется регулярно распечатывать, поэтому отказ от бумажных носителей в пользу электронных позволит сэкономить;

• надежность — учреждения, пользующиеся возможностями внутреннего ЭДО, защищены от утери, попадания в третьи руки и порчи;

• эффективность — руководители и сотрудники учреждения могут следить за движением электронной документации, а при необходимости согласовывать или возвращать ее на доработку.
   
   

В соответствии с положениями Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ "О бухгалтерском учете", каждый факт хозяйственной жизни подлежит оформлению первичным учетным документом.

Согласно пункту 25 федерального стандарта бухгалтерского учета для организаций государственного сектора "Концептуальные основы бухгалтерского учета и отчетности организаций государственного сектора" (утв. приказом Минфина России от 31.12.2016 № 256н: «Первичные (сводные) учетные документы принимаются к бухгалтерскому учету, если они составлены по унифицированным формам документов, утвержденным согласно законодательству Российской Федерации правовыми актами уполномоченных органов исполнительной власти.»

Согласно пункту 32 этого же Стандарта: «Первичные (сводные) учетные документы, регистры бухгалтерского учета составляются в форме электронного документа, подписанного квалифицированной электронной подписью либо простой электронной подписью».

Приказом Минфина России от 15.04.2021 № 61н, утверждены унифицированные формы электронных документов бухгалтерского учета, применяемых при ведении бюджетного учета, бухгалтерского учета государственных (муниципальных) учреждений, и Методические указания по их формированию и применению. По утвержденному приказу Минфина России от 15.06.2020 № 103н в список первичных электронных документов бухгалтерского учета были внесены еще несколько форм.

Чтобы организация могла перейти на внутренний электронный документооборот, требуется программный продукт с поддержкой этого функционала. Такие возможности есть в программе «1С:Бухгалтерия государственного учреждения 8».

В типовой конфигурации «1С:БГУ 8» реализован механизм для создания, подписания и хранения учетных электронных документов. Функционал внутреннего ЭДО поддерживается в двух версиях «1С:БГУ» — ПРОФ и КОРП.

Для перехода на внутренний ЭДО необходимо:

• определить состав сотрудников, которые будут участвовать в процессе подписания документов;

• определить, какие электронные подписи будут необходимы сотрудникам для подписания документов — простые или усиленные электронные подписи, обеспечить сотрудников нужными подписями;

• подготовить изменения в документ «Учетная политика» на 2024 год;

• предоставить доступ сотрудникам, которые будут подписывать электронные документы, к программе «1С:Бухгалтерия государственного учреждения 8» («1С:БГУ»);

• составить график электронного документооборота;

• организовать электронный архив для хранения документов;

• настроить программу «1С:БГУ 8».